An Open Letter From the Director of the Office of Community Living/HCPF (English & Spanish Versions)

March 05, 2024

Dear Long-Term Service and Supports Members,

The Department of Health Care Policy & Financing (HCPF) is the state agency that oversees Health First Colorado (Colorado’s Medicaid program). HCPF acknowledges the current challenges that may be impacting both you, as a member receiving Long-Term Services and Supports (LTSS), as well as the community of providers that support you. We are concerned about reported delays in accessing case management and direct services and are acting with urgency to address them.

Case Management Agencies are a critical partner to HCPF. They are the lynchpin for supporting people with disabilities to navigate, enroll, and manage services to live and thrive in their communities. Unfortunately, there are three different challenges impacting all of our valued case management agency partners at the same time and their related services to you. These include: increased county partner workloads due to both a record number of Medicaid and Supplemental Nutrition Assistance Program (SNAP) requests as well as the impact of the end of the federal public health
emergency; the implementation of a new IT system used by all case management agencies; and a case management program redesign. In the coming months, the related innovations and modernizations will create a better system for members, providers and case management agencies. But the impact of all three occurring at once – which was not intended – is causing short term challenges to member program eligibility, provider reimbursement, case management agency processing and member service response time.

Case management agencies are not to blame for these challenges. The dedication and resilience demonstrated by case management agencies, counties and providers in navigating these complex changes has been commendable. We are very appreciative of their shared efforts to serve our members and to solve transition-related issues with us during this time.

We want to assure you that HCPF is aware of and addressing these issues on multiple levels and with a sense of urgency, in support of our members, providers, counties and case management agencies. We remain dedicated to collaboration with case management agencies, providers and members to navigate the current challenges to ensure you and your families are supported.

Sincerely,

Bonnie Silva
Director
Office of Community Living
Department of Health Care Policy and Financing

Spanish Version:

Estimados miembros de servicio y apoyo a largo plazo:

El Departamento de Políticas y Financiamiento de Atención Médica (Department of Health Care Policy & Financing, HCPF) es la agencia estatal que supervisa Health First Colorado (programa Medicaid de Colorado). HCPF reconoce los desafíos actuales que pueden estar afectando tanto a usted, como miembro que recibe servicios y apoyo a largo plazo (Long-Term Services and Supports, LTSS), así como a la comunidad de proveedores que lo apoyan. Nos preocupan los retrasos que se han informado respecto al acceso a la gestión de casos y los servicios directos, y estamos actuando con urgencia para solucionarlos.

Las agencias de gestión de casos son socios fundamentales para HCPF. Son el eje central para ayudar a las personas con discapacidades a navegar, inscribirse y gestionar los servicios para vivir y desarrollarse en sus comunidades. Desafortunadamente, existen tres desafíos diferentes que afectan al mismo tiempo a todos nuestros valiosos socios de agencias de gestión de casos y a los servicios que le prestan. Estos incluyen: el aumento de la carga de trabajo de los socios del condado debido tanto a un número récord de solicitudes de Medicaid y del Programa de Asistencia Nutricional Suplementaria (Supplemental Nutrition Assistance Program, SNAP), como al impacto del fin de la emergencia federal de salud pública, la aplicación de un nuevo sistema de TI utilizado por todas las agencias de gestión de casos, y un rediseño del programa de gestión de casos. En los próximos meses, las innovaciones y modernizaciones correspondientes crearán un mejor sistema para los miembros, los proveedores y las agencias de gestión de casos. Sin embargo, el hecho de que las tres cosas ocurran a la vez, algo que no estaba previsto, está causando desafíos a corto plazo en la elegibilidad de los miembros para los programas, el reembolso a los proveedores, el procesamiento de las agencias de gestión de casos y el tiempo de respuesta de los servicios a los miembros.

Las agencias de gestión de casos no tienen la culpa de estos desafíos. Ha sido admirable la dedicación y la resiliencia demostradas por las agencias de gestión de casos, los condados y los proveedores a la hora de afrontar estos cambios complejos. Estamos muy agradecidos por sus esfuerzos compartidos para servir a nuestros miembros y resolver con nosotros los problemas relacionados con la transición durante este tiempo.

Queremos asegurarle que el HCPF es consciente de estos problemas y los aborda en múltiples niveles y con carácter de urgencia, en apoyo de nuestros miembros, proveedores, condados y agencias de gestión de casos. Seguimos dedicados a colaborar con las agencias de gestión de casos, los proveedores y los miembros para superar los desafíos actuales y garantizar que usted y sus familias reciban apoyo.

Atentamente,

Bonnie Silva

Directora

Oficina de Vida Comunitaria

Departamento de Políticas y Financiamiento de Atención Médica